Avis sur les pratiques d'information

L’Ontario a adopté une loi qui protège vos renseignements personnels en ce qui concerne les services que vous recevez de notre part. Nous sommes tenus de respecter les règles de protection des renseignements personnels prévues par la Partie X de la Loi sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille, du fait que vos renseignements personnels doivent être conservés en lieu sûr.

MANDAT DES SOCIÉTÉS DE L’AIDE À L’ENFANCE

Les sociétés de l’aide à l’enfance ont le mandat exclusif d’offrir des services de protection de l’enfance en Ontario. Elles travaillent à promouvoir les intérêts, la protection et le bien-être des enfants. Toutes les sociétés de l’aide à l’enfance de la province sont responsables d’un territoire précis et, parfois, elles travaillent ensemble afin de accomplir leur mission.

VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Cet avis sur les pratiques d’information décrit la façon dont La Société de l’aide à l’enfance d’Ottawa recueille, utilise, divulgue et conserve vos renseignements personnels.

Nos dossiers comprennent les renseignements personnels qui ont été recueillis pour vous offrir des services. Par exemple, votre date de naissance, vos coordonnées, les comptes rendus des rencontres survenues avec vous et/ou votre famille, les services que vous avez reçus, les programmes auxquels vous avez participé, des détails sur votre santé physique et mentale, des rapports médicaux, psychologiques ou psychiatriques, des renseignements scolaires, des renseignements financiers, des antécédents professionnels, des allégations ou des constatations de mauvais traitements infligés à un enfant, des documents du tribunal, des interventions de la police, des antécédents criminels, vos points de vue ou opinions, les points de vue et opinions d’autrui à votre sujet, ainsi que des renseignements concernant votre race, votre ascendance, votre lieu d’origine, votre origine ethnique, votre citoyenneté, la diversité de votre famille, votre handicap, vos croyances, votre religion, votre âge, votre sexe, votre orientation sexuelle, votre identité de genre, votre expression de genre, vos besoins culturels ou linguistiques et votre situation matrimoniale ou familiale.

Nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements personnels pour :

  • Mener une enquête sur les allégations selon lesquelles les enfants ont peut-être besoin de protection et, au besoin, protéger les enfants;

  • Évaluer, réduire ou éliminer un risque de préjudice à un enfant ou un risque de préjudice grave à une autre personne ou à un groupe de personnes;

  • Offrir aux enfants et à leur famille des services pour protéger les enfants ou pour empêcher que surviennent des situations qui nécessitent cette protection;

  • Offrir des soins aux enfants et superviser les enfants sous notre surveillance;

  • Évaluer et approuver des foyers pour les enfants qui ne peuvent rester avec leur famille;

  • Placer les enfants en vue de leur adoption;

  • Planifier et gérer les services;

  • Aider un organisme d’application de la loi dans le cadre d’une enquête;

  • Obtenir un consentement (ou celui d’un mandataire spécial), s’il y a lieu;

  • Recevoir des paiements ou traiter, surveiller, vérifier ou rembourser des demandes de paiement liées à notre mandat;

  • Détecter, surveiller ou prévenir les cas de fraude ou la réception non autorisée de services ou d’avantages financiers;

  • Effectuer des rappels de rendez-vous;

  • Mener des activités de gestion des risques, de gestion des erreurs et d’amélioration de la qualité;

  • Réaliser des sondages auprès des bénéficiaires de services;

  • Intenter des poursuites judiciaires ou y donner suite;

  • Effectuer des recherches (sous réserve de certaines règles);

  • Compiler des statistiques;

  • Présenter au gouvernement des rapports exigés par la loi;

  • Permettre l’analyse, l’administration et la gestion du système de l’aide à l’enfance;

  • Respecter les exigences juridiques et réglementaires;

  • Remplir d’autres fonctions autorisées ou exigées par la loi.

Dans les cas de protection de l’enfance, nous recueillons de l’information sur les enfants qui pourraient être victimes de préjudice ou avoir besoin de nos services. Cette information inclut les renseignements personnels de l’enfant et des personnes importantes dans sa vie. Nous recueillons l’information auprès des enfants et de leur famille ou indirectement auprès des membres de la collectivité ou d’autres fournisseurs de services.

Nous recueillons également des renseignements personnels sur les fournisseurs de soins et les personnes qui veulent s’occuper d’enfants dans le besoin, comme les parents d’accueil, les parents adoptifs, les membres de la famille élargie d’un enfant et/ou la collectivité. Nous recueillons une grande partie de ces renseignements directement auprès de ces personnes.

LES AUTRES SOCIÉTÉS DE L’AIDE À L’ENFANCE

L’information recueillie par une société de l’aide à l’enfance pourrait être fournie à d’autres sociétés de l’aide à l’enfance si elles ont besoin de l’information pour offrir des services de protection de l’enfance.

LES FOURNISSEURS DE SERVICES

Les fournisseurs de services sont des personnes ou des organismes qui participent à la prestation de services aux enfants et aux familles. Nous divulguons uniquement l’information dont les fournisseurs de services ont besoin pour offrir et administrer ces services.

LES AUTRES TIERCES PARTIES

Parfois, nous recevons des demandes d’information de la part de tierces parties, comme la police, les organismes gouvernementaux et les personnes ayant un rôle à jouer dans le cadre des procédures judiciaires de nos clients. Nous divulguons aux tierces parties des renseignements personnels concernant les bénéficiaires de services seulement si :

  • Nous avons le consentement du client;

  • Une ordonnance du tribunal, un mandat de perquisition ou une demande urgente de documents exige la divulgation de l’information;

  • Nous sommes légalement autorisés ou tenus de fournir l’information.

VOTRE CONSENTEMENT

Dans certaines situations, nous n’avons pas besoin d’obtenir de consentement pour remplir notre rôle principal d’organisme de protection de l’enfance, pour protéger les enfants lorsque la loi nous oblige à recueillir, à utiliser et à divulguer des renseignements personnels. Par exemple, nous n’avons pas besoin de votre autorisation pour respecter nos obligations en matière de protection de l’enfance ou pour divulguer vos renseignements personnels afin de garantir votre sécurité ou celle d’autrui.

Toutefois, dans d’autres situations, vous avez le droit de prendre vos propres décisions en ce qui concerne la confidentialité de vos renseignements personnels. Si nous sommes obligés de vous demander votre autorisation, vous pouvez refuser de nous l’accorder. Si vous acceptez, vous pouvez changer d’idée en tout temps. Si vous refusez, nous ne divulguerons plus vos renseignements sauf indication contraire de votre part. Votre décision de refuser pourrait être assujettie à certaines restrictions légales.

Dans les situations où vous avez le droit de prendre vos propres décisions en matière de confidentialité de vos renseignements personnels, vous pouvez prendre ces décisions si vous avez la capacité de le faire. Il se peut que vous ayez la capacité de ne prendre que certaines décisions en matière de confidentialité de vos renseignements personnels. Si vous n’avez pas la capacité de le faire, un mandataire spécial prendra des décisions en matière d’information à votre place. Les règles concernant la prise de décisions au nom d’autrui ainsi que ses responsabilités sont énoncées dans la loi. Par exemple, un mandataire spécial peut être une personne nommée en vertu de la Loi sur le consentement aux soins de santé, un tuteur à la personne ou aux biens, un procureur au soin de la personne ou aux biens, un représentant nommé par la Commission du consentement et de la capacité, un conjoint.

Pour les enfants, il n’existe aucun âge légal auquel ils sont autorisés à prendre leurs propres décisions concernant leurs renseignements personnels. Les enfants ayant la capacité de le faire peuvent prendre leurs propres décisions. Toutefois, d’autres règles s’appliquent aux enfants de moins de 16 ans.

  • Si vous n’avez pas la capacité de prendre des décisions, vos parents ou tout autre tuteur officiel prendront des décisions pour vous en tant que mandataire spécial.

  • Si vous avez la capacité de prendre des décisions, vous prendrez vos propres décisions.

  • Si vous avez la capacité de prendre des décisions, vos parents ou votre tuteur seront également autorisés à prendre certaines décisions concernant vos dossiers de services et vos renseignements personnels. Toutefois, ils ne pourront pas prendre de décisions concernant les dossiers portant sur le traitement ou les services de consultation pour lesquels vous avez accordé votre consentement en toute autonomie.

CONSERVATION ET ÉLIMINATION DE L’INFORMATION

Le Réseau d’information pour la protection de l’enfance (RIPE) est un système de gestion de l’information utilisé par les sociétés d’aide à l’enfance à l’échelle de la province. Ce système est le principal outil permettant de stocker l’information dont les sociétés d’aide à l’enfance ont besoin pour offrir leurs services.

Le RIPE contient de l’information sur les enfants et les familles qui reçoivent des services de protection de l’enfance. Il contient également de l’information sur les fournisseurs de soins et leurs relations, ainsi que sur les personnes qui veulent s’occuper d’enfants dans le besoin, comme les parents d’accueil, les parents adoptifs, les membres de la famille élargie d’un enfant et/ou la collectivité.

Nous détenons également d’anciens fichiers sur les cas, sur support papier, que nous utilisions avant le RIPE, ainsi que d’anciens dossiers électroniques qui sont stockés dans divers systèmes.

Nous conservons les renseignements personnels recueillis parce qu’ils pourraient être nécessaires pour d’autres cas à l’avenir. Nous conservons également l’information parce qu’il se peut que d’anciens bénéficiaires de services demandent à consulter les dossiers contenant leurs renseignements personnels. Nous éliminons les renseignements personnels en toute sécurité.

MESURES DE PROTECTION

Vos renseignements personnels doivent être protégés. Tout le personnel de La Société de l’aide à l’enfance d’Ottawa est lié par une entente de confidentialité. Nous protégeons vos renseignements contre la perte ou le vol. Nous veillons aussi à ce que personne n’examine vos renseignements ou ne les utilise de quelque façon que ce soit s’ils ne vous offrent pas de services ou s’ils ne sont pas autorisés à le faire dans le cadre de leur travail. Nous vous informerons en cas d’atteinte à la vie privée – par ailleurs, nous sommes tenus par la loi de vous en informer – et nous vous ferons part des mesures ayant été prises pour régler la situation.

Les mesures de protection s’appliquent également aux renseignements personnels que nous enregistrons dans le RIPE et d’autres systèmes d’information électroniques, ainsi qu’aux exemplaires des dossiers sur support papier ou électronique, aux rapports, aux dossiers financiers, aux notes administratives, aux messages vocaux, aux messages textes et aux courriels (y compris ceux qui se trouvent dans les ordinateurs portatifs et les téléphones cellulaires) et à tout autre renseignement personnel enregistré de quelque façon que ce soit.

ACCÈS ET CORRECTION

Sauf rares exceptions, vous avez le droit d’avoir accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et qui se rapportent à un service qui vous est fourni.

Si vous avez besoin d’une copie de vos dossiers de service, veuillez remplir le formulaire de demande d’accès à l’information et de divulgation qui se trouve sur notre site Web.

Dans de rares cas, vous pourriez vous voir refuser l’accès à une partie ou à la totalité de vos renseignements personnels concernant votre service (ce refus étant conforme à la loi).

Nous nous efforçons de tenir vos renseignements personnels exacts et à jour. Veuillez nous faire savoir si vous n’êtes pas d’accord avec l’information enregistrée. Nous apporterons les corrections nécessaires ou nous vous demanderons de rédiger une déclaration de désaccord que nous verserons au dossier de services pertinent.

RENSEIGNEMENTS OU PLAINTES

Si vous avez besoin de plus amples renseignements ou si vous avez des préoccupations au sujet de nos pratiques en matière d’information, veuillez envoyer un courriel à l’adresse privacy@casott.on.ca. Si vous avez des questions concernant la protection de vos renseignements personnels ou si les solutions proposées ne vous conviennent pas, veuillez déposer une plainte officielle en matière de protection des renseignements personnels auprès de notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à l’adresse privacy@casott.on.ca ou par téléphone au 613 747-7800, poste 4343.

Si, après avoir communiqué avec nous, vous estimez que vos préoccupations n’ont pas été traitées de manière satisfaisante, vous avez le droit de déposer une plainte auprès du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario. Le commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario veille à ce que les lois sur la protection de la vie privée soient respectées en Ontario.

Pour joindre le commissaire :

Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario

2, rue Bloor Est, bureau 1400, Toronto (Ontario) M4W 1A8

Téléphone : 416 326-3333 ou 1 800 387-0073

ATS : 416 325-7539

Courriel : info@ipc.on.ca

Site Web : www.ipc.opn.ca