Présence du public et délégations

Accès

Les réunions du Conseil d’administration sont ouvertes au public. Afin d’accueillir le public, on prendra soin:

  • De mettre une salle de réunion à la disposition des membres du public qui attendent le début de la réunion.
  • De distribuer aux membres du public qui assisteront aux réunions des copies de l’ordre du jour et des procès verbaux dont les membres du Conseil discuteront pendant la réunion.

Présentations du provenace

 

 

Participation

Les membres du public peuvent participer aux réunions du Conseil de la manière suivant :

  1. En demandant au préalable d’être inscrit à l’ordre du jour sous l’item « Présentations du public. »
  2. En posant des questions aux membres du Conseil pendant la période de l’ordre du jour réservée aux « Questions posées au Conseil ». Le président dirigera cette période de questions et réponses. Il arrivera qu’on fournisse une réponse pendant la réunion s’il convient de le faire. Mais en général, on répond aux demandes de renseignements en dehors des réunions dans des délais raisonnables, selon la disponibilité de l’information et la complexité de la question.

 

Présentations des délégations au Conseil d’administration

Temps alloué

En général, on donne aux délégations cinq minutes pour faire une présentation. Le président de la réunion pourra cependant décider d’allouer plus de temps, sans toutefois dépasser dix minutes en tout. Chaque délégation ne devra pas avoir plus de deux porte-parole.

Pertinence du sujet de la présentation

Les sujets présentés doivent concerner le mandat de la Société. Cependant, le Conseil n’entendra pas de présentations qui touchent:

  • Des négociations collectives;
  • Des négociations de contrats ou d’ententes de service avec des fournisseurs;
  • Des questions relatives à un client, à un employé ou à un bénévole particulier de la Société.

En général, le Conseil n’entendra pas de présentations sur des sujets que l’on doit traiter à huis clos. Toutefois, si le président est d’avis que le Conseil doit entendre de telles présentations, celles-ci se feront à huis clos et seront assujetties aux même limites de temps que les autres.

Comment devenir délégué

Quiconque désire représenter une délégation devant le Conseil d’administration doit envoyer, dans un délai d’au moins dix jours avant la date d’une réunion ordinaire du Conseil, un avis écrit indiquant le sujet de la présentation ainsi que les noms des personnes qui l’accompagneront. Il serait bon d’y joindre un résumé de la présentation que l’on pourra distribuer aux membres du Conseil avant la réunion.

Période de questions

À la suite de la présentation d’une délégation, on consacrera une période maximale de cinq minutes à des questions visant à obtenir des éclaircissements de la délégation.

Remarques importantes

Présentations des délégations aux comités

Les délégations ont souvent intérêt à faire leur première présentation devant un comité du Conseil. Dans de tels cas, on encouragera les délégations à se présenter devant le comité qui convient. Les règles stipulées ci-dessus s’appliquent aux présentations devant un comité à la discrétion de son président. Les comités du Conseil sont des groupes de travail composés de membres du Conseil chargés de présenter des recommandations au Conseil pour l’aider à prendre des décisions.

Participation aux Discussions

Conformément au Statut 7.05, les membres du public ne sont généralement pas invités à participer aux discussions des réunions du Conseil d’administration. À des fins de transparence, les comités présentent tout rapport de leurs activités et recommandations au Conseil d’administration, sous forme de procès-verbaux ou de rapports verbaux. Par conséquent, les membres du public n’assistent pas aux réunions des comités à moins d’y avoir été invités.

Autres Questions Similaires

Le président peut limiter le nombre de délégations qui désirent faire des présentations sur un même sujet. Une délégation ne peut pas se faire entendre sur le même sujet plus d’une fois pendant une période de douze mois. Cependant, il peut arriver qu’une délégation soit rappelé devant le Conseil pour offrir des commentaires concernant la réponse qui lui a faite le Conseil.