Secrétaire bilingue du directeur, finances et administration

Détails du poste

  • Titre
    Secrétaire bilingue du directeur, finances et administration
  • Nombre de postes disponibles
    1
  • Type de poste
    Permanent à temps plein
  • Salaire moyenne
    $46 – $57
  • Date de publication
    10 Septembre 2018 08h00
  • Date de clôture
    30 Septembre 2018 23h59

Description du poste

SECRÉTAIRE BILINGUE DU DIRECTEUR, FINANCES ET ADMINISTRATION

Poste permanent à temps plein non syndiqué

 

La Société de l’aide à l’enfance d’Ottawa (SAE) est une organisation communautaire sans but lucratif financée par le gouvernement de l’Ontario et chargée par la loi de protéger les enfants et les jeunes contre la violence et la négligence. Plus de 46 organisations provinciales sont réglementées par le ministère des Services à l’enfance et à la jeunesse et régies par la Loi sur les services à l'enfance et à la famille (LSEF).

 

Nous cherchons actuellement à intégrer une personne dynamique à la troisième société d’aide à l’enfance de l’Ontario en importance, qui assumera le rôle de secrétaire bilingue du directeur, Finances et Administration.

 

Responsabilités :              

Le secrétaire du directeur, Finances Administration, relève de cette personne.

Le ou la secrétaire du directeur, Finances et Administration, fournit des services de soutien administratif à cette personne et peut offrir des services de soutien au directeur général, au directeur des Normes professionnelles, et au bureau de direction au besoin.

Le ou la titulaire assumera les responsabilités suivantes :

 

  • Rédiger, au besoin, une variété de documents, notamment de la correspondance, des rapports, des notes de service, des ordres du jour, des procès-verbaux, des formulaires et des calendriers. Ces documents peuvent comprendre des renseignements confidentiels à la discrétion du directeur.

  • Tenir un registre de toutes les cartes de crédit de la Société et veiller à ce qu'elles soient dûment autorisées, comptabilisées et gérées. Veiller à ce que les cartes de crédit soient rendues par les employés qui quittent la Société. Au nom de la Société, agir comme point de contact auprès de l'émetteur des cartes de crédit afin de gérer celles‑ci, de régler les problèmes de plafond de crédit et d’assurer l’exactitude des documents de facturation des cartes au besoin.

  • Tenir à jour les dossiers de carte de crédit de voyage de la Société, ce qui exige de communiquer avec l’agence de voyages de la Société, d’assurer le suivi et la consignation de tous les frais de déplacement imputés à la carte de voyage de la Société et de résoudre les problèmes de factures impayées, le cas échéant.

  • Fournir des services de soutien au directeur, Finances, et aux secteurs qui relèvent de cette personne pour s’assurer que les dossiers des marchés de services professionnels, des fournisseurs et les autres documents d’approvisionnement pertinents sont conservés conformément aux procédures de la Société.

  • Tenir à jour les dossiers d’assurance de la Société, y compris la documentation concernant les politiques, le libellé de la politique, les factures, la documentation à l’intention de l’assureur et provenant de celui-ci au sujet de poursuites civiles potentielles ou réelles, et entretenir le registre des poursuites civiles de la Société, conformément aux directives du directeur, Finances et Administration.

  • Aider le directeur et le personnel du secteur à effectuer la recherche, le formatage ou la compilation de rapports, ainsi que la collecte de données statistiques et l'exécution des procédures de contrôle administratif, le cas échéant.

  • Utiliser la messagerie vocale, le courrier électronique et d’autres outils de communication pour faciliter les communications dans le secteur et entre les secteurs, en temps opportun et de manière efficiente.

  • Transmettre l’information et la documentation à l’interne et à l’externe; saisir, mettre en page et réviser les documents; publier des avis d’intérêt général sur les séminaires et les réunions.

  • Préparer la version provisoire et finale de la correspondance aux fins de signature en s’assurant que les normes de la Société sont respectées en ce qui concerne le format et l’exactitude des procédures, et veiller à ce que toute la correspondance soit vérifiée pour déceler les erreurs typographiques, en vérifier l’exhaustivité et assurer l’exactitude du contenu.

  • Examiner la correspondance interne et externe reçue, cerner les points exigeant un suivi et tenir à jour les systèmes de suivi, s’il y a lieu, afin de s’assurer que le directeur est informé des questions qui nécessitent son attention.

  • Coordonner et animer les réunions, et planifier les rendez-vous professionnels à la demande du directeur. Au besoin, fournir un soutien au bureau de direction en répondant au téléphone et en fournissant des réponses.

  • Contribuer à la réalisation de projets gérés par le directeur, Finances et Administration.

  • Assister aux réunions, en dresser le compte rendu, préparer des renseignements de base et réaliser des recherches.

  • Assister aux réunions du Comité des finances et des ressources humaines dans le cadre des réunions du conseil et en dresser les comptes rendus; tenir à jour la liste des membres du Comité et veiller à ce que les rapports et les comptes rendus de ces réunions soient remis au bureau de direction pour les réunions du Comité.

  • Fournir au besoin des services de comptabilité ou d’autres services de soutien à Finances et Comptes, Immeubles et Installations, ou Information et Technologie, conformément aux directives du directeur, Finances et Administration.

  • Exécuter d’autres tâches au besoin.

     

    EXIGENCES:

  • Diplôme d’études collégiales ou formation équivalente en secrétariat et en comptabilité.

  • Trois à cinq ans d’expérience de l’offre de services administratifs à titre de secrétaire de direction et capacités et connaissances manifestes en matière de procédures administratives et comptables.

  • Capacité de taper 60 mots par minute et de dresser des comptes rendus; connaissance et expérience pratiques des logiciels de traitement de texte, y compris Microsoft Office.

  • Compétences supérieures en utilisation du tableur Excel.

  • Solides compétences en organisation, excellentes habiletés en relations interpersonnelles et capacité d'adaptation.

  • Connaissance des procédures administratives et capacité d’établir et de tenir à jour des systèmes de suivi et de contrôle à l'aide des logiciels pertinents.

  • Compétences supérieures en communication orale et écrite en français et en anglais.

     

    Poste DISPONIBLE: Immédiatement

     

    Nous offrons une fourchette salariale allant de 46 646 $ à 57 206 $ en fonction des compétences et l’expérience, et un régime de prestations complet (régime de retraite et prestations de santé et d’assurance) et des dispositions généreuses en matière de congés (par exemple, quatre semaines de vacances après un an de service). Notre milieu de travail moderne possède d’excellentes installations, y compris une salle de sport entièrement équipée, un stationnement gratuit et une cafétéria.

     

Si vous souhaitez postuler à l’annonce ci-dessus, veuillez présenter votre demande en ligne sur notre site Web à l’adresse suivante : http://www.casott.on.ca/fr, d’ici 23 h 59, le dimanche 30 septembre 2018.

 

Nous remercions tous candidats de l’intérêt qu’ils portent à la Société de l’aide à l’enfance d’Ottawa. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les personnes qui auront été retenues pour une entrevue. 

La Société d’aide à l’enfance d’Ottawa s’est engagée à promouvoir un processus de sélection des candidats et un environnement de travail inclusifs et exempts d’obstacles. Afin que les candidatures soient évaluées de façon juste et équitable, des mesures d’adaptation seront prises pour les employés potentiels, conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario et au Code des droits de la personne de l'Ontario

La Société de l’aide à l’enfance d’Ottawa s’engage à former un groupe de travailleurs qui reflète la diversité de la communauté où ils vivent et travaillent. La Société encourage toutes les personnes qualifiées à postuler.